Esta Política explica como a NextStation Tech Consultoria em TI Ltda., CNPJ 67.221.060/0001-05, com sede na R. Monsenhor Bruno, 1153, Sala 1423, Aldeota, Fortaleza/CE, CEP 60.115-191 ("NextStation"), trata dados pessoais na plataforma Apollo Clinic ("Plataforma").
Encarregado pelo tratamento de dados: a própria NextStation Tech Consultoria em TI Ltda., pelo canal [email protected].
1. Dois papéis, dois tipos de dado
| Dados | Quem decide sobre eles | Papel da NextStation |
|---|---|---|
| Dados da conta: titular, equipe, acessos, segurança e cobrança | a NextStation | controladora |
| Dados dos pacientes que a clínica registra ou que o paciente informa pelo link de agendamento | a clínica | operadora: trata só para prestar o serviço e conforme as instruções da clínica |
Se você é paciente de uma clínica que usa a Plataforma, quem responde pelos seus dados é a clínica. Os seus pedidos sobre esses dados devem ir a ela (veja a seção 8).
2. Dados da conta
| O que | Exemplos | Para quê | Base legal (LGPD) |
|---|---|---|---|
| Cadastro do titular | nome, CPF, e-mail | criar e administrar a conta | execução do contrato (art. 7º, V) |
| Dados da clínica | nome, CNPJ, endereço, telefones | identificar a contratante | execução do contrato (art. 7º, V) |
| Equipe | nome, e-mail, papel, unidade | dar a cada pessoa o acesso certo | execução do contrato (art. 7º, V) |
| Acesso e segurança | IP, navegador, data e hora dos acessos, códigos de confirmação por e-mail, e, para quem ativa o aplicativo autenticador, o segredo dele e os códigos de recuperação, guardados protegidos | proteger a conta e cumprir o Marco Civil da Internet | obrigação legal (art. 7º, II) e legítimo interesse na prevenção a fraude (art. 7º, IX) |
| Aceite dos documentos | versão aceita, data, IP, navegador | provar o que foi aceito | exercício regular de direitos (art. 7º, VI) |
| Cobrança | nome e CPF ou CNPJ de quem contrata, e-mail, plano, valores, forma de pagamento e situação dos pagamentos | cobrar a assinatura e devolver valores quando couber | execução do contrato (art. 7º, V) e obrigação legal fiscal (art. 7º, II) |
| Registro do teste grátis | um código irreversível calculado a partir do CPF do titular e do CNPJ da clínica, nunca o número em si | impedir que o mesmo CPF ou CNPJ use o teste grátis mais de uma vez | legítimo interesse na prevenção a fraude (art. 7º, IX) |
A senha não fica com a NextStation: ela é guardada protegida pelo serviço de autenticação (veja a seção 5). Os dados do cartão também não: eles são digitados na página de pagamento da Asaas e não passam pela NextStation.
3. Dados dos pacientes, tratados em nome da clínica
A clínica registra na Plataforma agenda, cadastro, atendimentos, prontuário, prescrições, dados financeiros, comprovantes de pagamento anexados e, quando for o caso, o responsável legal do paciente. Prontuário, diagnóstico e prescrição são dados pessoais sensíveis (LGPD, art. 5º, II).
A clínica também registra dados sobre a própria equipe, além do acesso de cada pessoa: telefone, número e carimbo do conselho profissional, valores de salário, comissão, horas e repasses, e as mensagens do chat interno. Esses dados são tratados em nome da clínica, como os dos pacientes.
O link de agendamento. A clínica pode enviar ao paciente um link. Para abri-lo, o paciente confirma a identidade com os 3 primeiros dígitos do CPF e a data de nascimento, que servem só para essa conferência. Pelo link, ele responde sobre a consulta, escolhe horário, completa o cadastro (celular, e-mail, endereço) e responde o questionário de saúde que a clínica configurou. O IP de cada acesso fica registrado para segurança. Depois de 5 tentativas erradas, o link bloqueia. Ao abrir o link, o paciente vê um aviso de que os dados são tratados pela clínica, com o caminho para esta Política.
Nada disso é usado pela NextStation para finalidade própria.
4. O que a NextStation não faz
- Não vende, não aluga e não cede dados pessoais.
- Não envia dado clínico por e-mail. Os e-mails da Plataforma vão só para a equipe da clínica: códigos de confirmação, convites, avisos de segurança, de fim do teste, de cobrança, de encerramento da conta e de cópia dos dados gerada.
- Não usa dado clínico em análise de uso, publicidade ou registro de erro.
- Não usa cookies de publicidade nem de rastreamento. A Plataforma usa só o cookie que mantém você conectado e o armazenamento do navegador estritamente necessário para funcionar: o login, a verificação anti-robô e preferências de tela.
5. Onde os dados ficam e quem os trata para a NextStation
Os dados da Plataforma, inclusive os clínicos, ficam na União Europeia, na França. A transferência para lá se apoia na decisão de adequação da ANPD que reconheceu a União Europeia (LGPD, art. 33, I).
| Fornecedor | Para quê | Dados | Onde |
|---|---|---|---|
| OVHcloud | banco de dados, execução da Plataforma, backups e arquivos (comprovantes e relatórios) | todos os dados da Plataforma | França (Gravelines) |
| Google Firebase | autenticação: guardar a senha e confirmar o login | e-mail e credencial de acesso | Estados Unidos |
| Resend | envio dos e-mails da Plataforma | e-mail do destinatário e conteúdo da mensagem, sem dado clínico | Estados Unidos |
| Cloudflare | rede de entrada e proteção da Plataforma contra ataques, e verificação anti-robô nos formulários públicos | todo o conteúdo que trafega entre o navegador e a Plataforma, inclusive o clínico, só durante a passagem e sem guardá-lo; IP e sinais do navegador | rede global |
| Asaas | processar os pagamentos da assinatura, por Pix ou cartão | nome, CPF ou CNPJ, e-mail e dados do pagamento, sem dado clínico | Brasil |
Google Firebase e Resend recebem só dados da conta, nunca dado clínico. A transferência para fora do Brasil, nesses casos, é necessária para executar o contrato com você: sem eles, o login e os e-mails da Plataforma não funcionam (LGPD, art. 33, IX, combinado com o art. 7º, V).
Todo acesso à Plataforma passa pela rede da Cloudflare, que protege contra ataques e sobrecarga. A conexão é cifrada do navegador até a Cloudflare e dela até os nossos servidores; nesse caminho, a Cloudflare processa o conteúdo apenas para entregá-lo, sem guardá-lo e sem usá-lo para nenhuma outra finalidade.
OVHcloud, Google Firebase, Resend e Cloudflare tratam os dados por conta e ordem da NextStation, só para operar o serviço. A Asaas é instituição de pagamento e, além de processar a cobrança, cumpre as obrigações próprias da regulação financeira.
6. Por quanto tempo
| Dado | Prazo |
|---|---|
| Dados da conta e da clínica | enquanto a conta existir, inclusive com o plano cancelado ou em atraso. Encerrada a conta a pedido do titular, mais 30 dias para o titular gerar e baixar a cópia |
| Exclusão dos sistemas ativos depois do encerramento da conta | no 60º dia depois do encerramento, exceto os registros que esta tabela manda guardar por mais tempo. Se o titular escolher, no Termo de Encerramento, que já tem a cópia, na própria data do encerramento |
| Cópias de segurança (backup) | saem pela rotação, em 30 dias. Depois do encerramento da conta, nada resta delas a partir do 90º dia (ou do 30º, na escolha de eliminar na data) |
| Registros de acesso | pelo menos 6 meses (Marco Civil da Internet, art. 15) |
| Registro de aceite dos documentos | 5 anos após o fim do contrato |
| Registro de envio dos avisos por e-mail (assinatura, teste, cobrança, segurança do acesso, cópia dos dados e encerramento): destinatário, data e assunto | 5 anos após o fim do contrato, inclusive depois do encerramento da conta, para provar que o aviso foi enviado |
| Dados de cobrança e registros fiscais | 5 anos (legislação tributária) |
| Login no serviço de autenticação (e-mail e senha protegida) | enquanto a pessoa não pedir a exclusão pelo canal [email protected], porque o mesmo login pode servir a outra clínica. O encerramento de uma conta não o apaga |
| Registro do teste grátis | 2 anos depois da escolha do teste. Ele não sai com o encerramento da conta, porque existe justamente para impedir um novo teste com o mesmo CPF ou CNPJ |
| Prontuário e registros clínicos | 20 anos do último registro (Res. CFM 1.821/2007). Esse dever de guarda é da clínica |
| Pedidos de horário pelo link que não viraram consulta | eliminados 90 dias depois da data marcada |
| Comprovante de pagamento removido ou substituído | o arquivo é eliminado 90 dias depois |
| Relatórios gerados | o arquivo fica disponível por até 72 horas |
O pedido de exclusão de um paciente não apaga o prontuário durante o prazo legal: enquanto a conta da clínica existir, o prontuário fica bloqueado para uso e guardado (LGPD, art. 16, I). Encerrada a conta, a guarda passa a ser só da clínica, pela cópia completa que ela leva.
7. Segurança
- Conexão cifrada em todo acesso.
- O conteúdo central do prontuário (evolução, anamnese e observações da receita) é guardado cifrado, com chave mantida fora do banco de dados.
- O banco de dados separa os dados de cada clínica, e uma clínica não alcança os dados de outra.
- O conteúdo clínico é aberto, dentro da Plataforma, só por quem tem papel clínico na unidade. Todo acesso fica registrado.
- A entrada pode exigir um código enviado por e-mail.
Se houver incidente de segurança com risco aos titulares, a NextStation avisa a clínica e, quando a lei exigir, a ANPD.
8. Seus direitos
A LGPD (art. 18) garante: confirmação de que tratamos seus dados, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação do que for desnecessário, portabilidade, informação sobre com quem compartilhamos, e revisão do consentimento quando ele for a base.
- Equipe e titular da conta: peça pelo canal [email protected]. Respondemos em até 15 dias.
- Pacientes: peça à clínica que atende você. Se o pedido chegar à NextStation, nós o encaminhamos à clínica.
Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
9. Alterações desta Política
Alterações são avisadas por e-mail com pelo menos 15 dias de antecedência. Alterações que ampliam o tratamento de dados ou mudam a finalidade exigem novo aceite. Cada versão é guardada com a data e o texto exato.