Estes Termos regem o uso da plataforma Apollo Clinic ("Plataforma"), oferecida pela NextStation Tech Consultoria em TI Ltda., CNPJ 67.221.060/0001-05, com sede na R. Monsenhor Bruno, 1153, Sala 1423, Aldeota, Fortaleza/CE, CEP 60.115-191 ("NextStation"). Contato: [email protected].
1. Aceitação
1.1. Ao criar uma conta, a pessoa que a cria declara que tem poderes para representar a clínica e que leu e aceitou estes Termos e a Política de Privacidade. A clínica representada é chamada aqui de "Clínica".
1.2. Quem entra na Plataforma por convite da Clínica aceita estes Termos para o próprio uso. Esse aceite não altera o contrato entre a Clínica e a NextStation.
1.3. Cada aceite é registrado com a versão exata do texto exibido, a data e a hora, o endereço IP e o navegador usado.
2. O que a Plataforma é
2.1. A Plataforma é um sistema de gestão de clínicas: agenda, cadastro de pacientes e profissionais, atendimento e prontuário, prescrição, financeiro, relatórios e um link de agendamento que a Clínica envia aos próprios pacientes.
2.2. A Plataforma é uma ferramenta de registro e organização. Ela não faz diagnóstico, não indica tratamento e não substitui o julgamento do profissional de saúde. Toda decisão clínica, fiscal ou comercial tomada com base nos dados registrados é da Clínica e dos seus profissionais.
3. Conta, equipe e segurança do acesso
3.1. A conta pertence à Clínica e tem um titular. O titular define quem entra na equipe, com qual papel e em qual unidade, e responde por essas escolhas.
3.2. Cada pessoa usa o próprio acesso. Senha e código de confirmação são pessoais e não podem ser compartilhados. A Plataforma pode pedir um código enviado por e-mail para confirmar a entrada.
3.3. O conteúdo clínico é aberto, dentro da Plataforma, só por quem tem papel clínico na unidade. Ser titular ou administrador da conta não dá esse acesso. Todo acesso ao conteúdo clínico fica registrado em trilha de auditoria, que o titular e os administradores podem consultar.
4. Teste gratuito
4.1. Ao concluir o cadastro, a Clínica escolhe como começar: contratar um dos planos ou usar o período de teste. Nenhuma opção vem pré-selecionada, e o teste só começa com essa escolha.
4.2. O teste dura 7 dias corridos, contados do momento em que a Clínica o escolhe. Não há cobrança nem cadastro de cartão.
4.3. O teste é um plano próprio: as funcionalidades são as apresentadas na tela de escolha, antes de começar, e os limites são estes:
| Limite | No teste |
|---|---|
| Profissionais (vagas) | 1 |
| Pacientes cadastrados | 50 |
| Usuários da equipe | 3 |
| Unidades (clínicas) | 1 |
| Agendamentos por mês | 200 |
4.4. A Clínica pode contratar um plano a qualquer momento durante o teste, sem esperar o sétimo dia. O plano contratado passa a valer quando o pagamento é confirmado.
4.5. Terminado o teste sem contratação, a conta passa a funcionar em modo de leitura: a Clínica continua consultando os dados, inclusive o prontuário, e gerando relatórios, mas não cadastra nem altera registros.
4.6. O teste é concedido uma única vez por CPF e por CNPJ. Para isso, a NextStation guarda um código irreversível calculado a partir do CPF do titular e do CNPJ da Clínica, nunca o número em si, por 2 anos contados da escolha do teste, mesmo que a conta seja encerrada antes. Nesse prazo, um cadastro novo com o mesmo CPF ou CNPJ vai direto para a contratação de um plano.
5. Preço, cobrança e reajuste
5.1. Antes de qualquer cobrança, a Plataforma mostra o plano, o valor, o ciclo, a renovação automática e a data da próxima cobrança. A contratação paga exige um aceite próprio, que registra o preço contratado. O pagamento é processado pela Asaas, instituição de pagamento, por Pix ou cartão; os dados do cartão são digitados na página da Asaas e não passam pela NextStation.
5.2. Direito de arrependimento. A Clínica pode desistir da contratação paga em até 7 dias corridos da data da contratação, com devolução integral do valor pago (Código de Defesa do Consumidor, art. 49).
5.3. Mudança de preço. Mudanças no preço de um plano já contratado são avisadas por e-mail com 30 dias de antecedência e só valem a partir do ciclo seguinte ao fim do aviso. Nesse prazo, a Clínica pode cancelar sem multa, com devolução proporcional do que pagou e não usou.
5.4. Reajuste anual. O preço pode ser reajustado uma vez a cada 12 meses, contados da contratação ou do último reajuste, pela variação do IPCA, com o mesmo aviso de 30 dias.
5.5. Cobrança duplicada, com valor errado ou feita depois de um cancelamento confirmado é devolvida integralmente.
6. Cancelar o plano, deixar de pagar e encerrar a conta
São três situações diferentes, com efeitos diferentes.
6.1. Cancelar o plano. Encerra a renovação, e a Asaas deixa de gerar novas cobranças. A conta continua existindo e, ao fim do período pago, passa a plano cancelado: só o titular entra, para consultar o cadastro dos pacientes, gerar a cópia completa dos dados (cláusula 6.4), cuidar do plano e das configurações e, se quiser, encerrar a conta. A equipe deixa de entrar, e os relatórios deixam de ser gerados. Os dados, inclusive o prontuário, continuam guardados. Dentro da Plataforma, o prontuário segue aberto só a quem tem papel clínico (cláusula 3.3); o titular que não tem esse papel alcança o prontuário pela cópia completa. Cancelado no prazo de arrependimento (cláusula 5.2), o valor é devolvido e o plano cancelado começa na hora.
6.2. Deixar de pagar. A conta segue normal por alguns dias depois do vencimento. No 3º dia útil sem pagamento (sábados, domingos e feriados nacionais não contam), ela passa a somente consulta para toda a equipe: os dados, inclusive o prontuário, e os relatórios continuam disponíveis, mas nada se cadastra ou altera. No 10º dia corrido sem pagamento, o plano é cancelado: a Asaas deixa de gerar novas cobranças, o valor vencido continua devido, e a conta passa ao plano cancelado da cláusula 6.1. Pagar depois disso quita a dívida, mas não reativa o plano: para voltar a usar, a Clínica assina de novo.
6.2-A. Em todos esses casos, a cópia completa dos dados nunca depende de pagamento: o titular a gera pela Plataforma, a qualquer momento, inclusive com o plano cancelado.
6.3. Encerrar a conta. É o fim da relação, e só acontece por pedido expresso do titular, feito pela própria Plataforma com o aceite do Termo de Encerramento. Antes do aceite, a NextStation lembra a Clínica de que a guarda do prontuário é dever dela (no mínimo 20 anos, Res. CFM 1.821/2007) e de que ela precisa levar a cópia dos dados.
6.4. A conta encerra na data mais tarde entre o 7º dia depois do pedido e o fim do período já contratado da assinatura paga ou de cortesia; o período de teste não adia a data. Até lá a conta funciona conforme a assinatura, que deixa de ser renovada, e o titular pode desistir nas condições do Termo de Encerramento. Na data, o acesso é interrompido. Por 30 dias depois do encerramento, o titular ainda entra na Plataforma para gerar e baixar a cópia completa dos dados, independentemente de haver valor em aberto. Os dados saem dos sistemas ativos no 60º dia depois do encerramento, e das cópias de segurança até o 90º dia, conforme a Política de Privacidade. As regras completas, inclusive a opção de eliminar antes, estão no Termo de Encerramento.
6.5. Enquanto o plano não está cancelado, a própria Plataforma gera relatórios em PDF e planilha da agenda, dos pacientes, do caixa e dos repasses, e o prontuário de cada paciente em PDF, para quem tem permissão. A cópia completa dos dados é gerada pelo titular em qualquer situação da conta.
7. Dados pessoais: quem responde por quê
7.1. Os dados dos pacientes são da Clínica. A Clínica é a controladora desses dados: é ela que decide o que registra, para quê e por quanto tempo, e é ela que responde aos pacientes. A NextStation é a operadora: trata esses dados só para prestar o serviço e só conforme as instruções da Clínica (LGPD, art. 39).
7.2. A Clínica declara que tem base legal para tratar os dados que registra, inclusive os dados de saúde, e que informa os pacientes sobre esse tratamento.
7.3. O link de agendamento. É a Clínica que decide enviar o link a um paciente e escolhe o canal de envio. Pelo link, o paciente confirma a identidade, responde sobre a consulta, escolhe horário, completa o próprio cadastro e responde o questionário de saúde que a Clínica configurou. Tudo isso é tratado em nome da Clínica.
7.4. A NextStation é controladora apenas dos dados da conta: cadastro do titular e da equipe, registros de acesso e de segurança, e dados de cobrança.
7.5. A NextStation não vende, não aluga e não usa os dados dos pacientes para finalidade própria.
7.6. Os dados ficam armazenados na União Europeia (França). Os fornecedores que tratam dados para a NextStation, e o país de cada um, estão na Política de Privacidade.
7.7. Se houver incidente de segurança que possa afetar os dados dos pacientes, a NextStation avisa a Clínica, para que ela cumpra as próprias obrigações perante os pacientes e a ANPD.
8. Uso aceitável
É proibido usar a Plataforma para finalidade ilegal, tentar acessar dados de outra clínica, testar ou contornar as proteções do sistema, sobrecarregar a infraestrutura de propósito ou registrar conteúdo que viole direito de terceiros. Em caso de violação, a NextStation pode suspender o acesso envolvido, avisando a Clínica.
9. Disponibilidade
A NextStation trabalha para manter a Plataforma no ar e íntegra, mas não garante funcionamento ininterrupto. Manutenções programadas são avisadas com antecedência sempre que possível.
10. Responsabilidade
10.1. A NextStation responde pelos danos que causar na prestação do serviço, nos limites da lei.
10.2. Nos limites permitidos pela legislação, e sem prejuízo dos direitos do consumidor, a responsabilidade da NextStation por danos indiretos e lucros cessantes fica excluída, e a responsabilidade total fica limitada ao valor pago pela Clínica nos 12 meses anteriores ao fato. Essa limitação não vale para dano causado por dolo ou culpa grave da NextStation.
10.3. A NextStation não responde por decisões clínicas, fiscais ou comerciais tomadas pela Clínica, nem por dados registrados de forma errada por quem usa a Plataforma.
11. Propriedade
11.1. O software, o design, as marcas e a documentação da Plataforma pertencem à NextStation. O contrato dá à Clínica o direito de uso durante a vigência, e nada além disso.
11.2. Os dados que a Clínica registra continuam sendo dela.
11.3. A NextStation só usa o nome ou a marca da Clínica em divulgação com autorização prévia por escrito.
12. Alterações destes Termos
12.1. Alterações são avisadas por e-mail com pelo menos 15 dias de antecedência (30 dias quando mudam o preço). Até a alteração valer, a Clínica pode encerrar o contrato sem multa.
12.2. Alterações que reduzem direitos da Clínica ou ampliam o tratamento de dados exigem novo aceite, e não só aviso.
12.3. Cada versão destes Termos é guardada com a data e o texto exato, e é a ela que cada aceite aponta.
13. Lei e foro
Estes Termos seguem a lei brasileira. Fica eleito o foro da Comarca de Fortaleza/CE, ressalvado o direito do consumidor de propor ação no foro do próprio domicílio.
14. Contato
Dúvidas, pedidos e notificações sobre estes Termos: [email protected].